In einem Dienstleistungs-Unternehmen gehen Rechnungen ein und werden zum Sachbearbeiter geleitet. Durch den manuellen Prozess werden diese oft nur schleppend bearbeitet, Skoto wird versäumt und eine Übersicht der offenen Rechnungen im Rechnungswesen fehlt.
Gesucht wird eine Lösung, die den Prozess der Rechnungsprüfung stark vereinfacht und jederzeit für alle nachvollziehbar macht. Zusätzlich sollen alle Belege im Rechnungswesen digital verbucht werden, damit zukünftig jeder Buchungssatz mit dem Beleg verknüpft ist.
Die langwierige Suche in Papierbelegen bei Anfragen an die Fibu soll der Vergangenheit angehören und somit die Arbeitskräfte entlastet werden.
Lösung
Zum Einsatz kommt ein Dokumenten-Management-System mit Rechungsprüfungsmodell. Die Eingangsrechnungen werden zerntral eingescannt und direkt dem Prüfungsprozess unterworfen.
Die Belege werden dazu im Eingang rechtlich geprüft, bereits der Debitor/Kreditor vergeben und dem Sachbearbeiter zugeordnet. Dieser prüft die Rechnung sachlich, ergänzt die Kostenstelle und Projektnummer und gibt den Beleg zu buchen frei.
Mit Hilfe der automatischen Rechnungserkennung gehen diese in die Finanzbuchhaltung. Dort werden alle Belege digital, also direkt am Bildschirm, verbucht. Alle Angaben sind hierbei zum großen Teil bereits vorbelegt und erleichtern damit die Erfassung stark.
Alle Rechnungswesen-Stammdaten werden automatisiert in das DMS übergeben und sind so immer auf aktuellem Stand.
Durchführung
Als Einstieg stand ein DMS-Check mit allen Entscheidern im Unternehmen. Hierbei wurde der Umfang, die Termine und der Einführungstermin abgestimmt.
Weiter wurden im nächsten Schritt die vorhandenen Prozesse im Unternehmen geprüft und im DMS umgesetzt. Nach der Installation des Grundsystems im bestehenden Netzwerk-System wurde eine Testphase gestartet und die Abläufe optimiert.
Im Anschluß wurden alle 50 Mitarbeiter im System geschult und der Betrieb aufgenommen. Als zusätzliches Komfortmerkmal werden die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per Mail über den Eingang neuer zu prüfender Rechnungen informiert.