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Grundsätzliches

Die Erfahrung zeigt, dass eine Vielzahl der administrativen betrieblichen Arbeiten immer noch papierbasiert abläuft. Oder anders ausgedrückt: Auch wenn die Möglichkeit besteht, Dokumente ausschließlich elektronisch vorzuhalten, werden diese zusätzlich auf Papier ausgedruckt und physikalisch an die Kollegen weitergeleitet bzw. in Ordner abgelegt. Die Konsequenz ist eine täglich zu bewältigende Papierflut, die immer weiter anwächst.

Die Situation bezüglich der Dokumentenmenge lässt sich wie folgt festhalten (Quelle: Frauenhofer Institut):

  • Die Kosten für die ca. 5 Milliarden Dokumente, die in Europa täglich erzeugt werden betragen jährlich etwa 20 Milliarden Euro (8 Prozent der Unternehmensumsätze).
  • Im Schnitt erhält jeder amerikanische Manager heute schon etwa 180 mal elektronische Post pro Tag.
  • Über 90 Prozent aller auf einem Computer erzeugten Dokumente werden ausgedruckt.
  • Jedes Jahr werden etwa 5,5 Milliarden Dokumente allein im Bereich der Geschäftskorrespondenz produziert.
  • Laut Gartner Group werden täglich 200 Millionen Seiten Papier in Ordnern abgeheftet und mehr als 250 km neue Aktenordner angelegt.

Zu dieser riesigen Menge an papierbasierten Informationen muss noch die ständig wachsende Zahl elektronischer Dokumente hinzuaddiert werden. Die Größenordnung der Datenvolumina in Firmennetzen wird sich von 3 200 Petabyte (im Jahr 2000) bis zum Jahr 2004 auf das unfassbare Volumen von 54 000 Petabyte ausdehnen (Studie von IDC).


Grundsätzliche Probleme sind hier:

  • Wie gehe ich mit dieser Dokumenten-/ Informationsmenge um, d.h. wie gelange ich schnell und einfach an das benötigte Dokument, die gewünschte Information?
  • Wie viel physikalische Archivfläche habe ich zur Verfügung, wann ist diese Fläche ausgereizt?
  • Wie kann ich die damit verbundenen Kosten minimieren?

Ein weiterer grundsätzlicher Faktor ist, dass üblicherweise viele unterschiedliche Bedarfsstrukturen der Mitarbeiter eines Unternehmens hinsichtlich Informationen bestehen. Dies hat zur Folge, dass relevante Informationen aus Dokumenten unterschiedlicher Form und Struktur (z.B. Formulare, Office-Dokumente, Web-Dokumente) so aufbereitet werden müssen, dass sie dem individuellen Bedarf im Kontext von Personen und Organisationen, wie z. B. Unternehmen, gerecht werden.

Rechtliche Situation (GDPdU)
Seit dem 1.1.2002 werden die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) angewendet. In ihrem Rahmen müssen originär elektronisch erstellte und gleichzeitig steuerrelevante Daten maschinenlesbar dem Finanzamt zugänglich gemacht werden. Diese Problematik kann mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems gelöst werden.

 

 
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