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Was bedeutet DMS ?

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten Management System. Erste Systeme wurden in den 80er Jahren entwickelt und durchliefen seitdem einige Entwicklungsstufen.

Ging es am Anfang zunächst nur um die elektronische Archivierung von Dokumenten, so ist man heute bei kompletten Workflow- und Wissensmanagement Systemen angelangt. Unter dem Begriff DMS findet man aktuell also eine Vielzahl von Lösungen mit unterschiedlichsten Komponenten, die mit DMS nur sehr unpräzise beschrieben werden.

Hier die wichtigsten Bausteine eines DMS :

  • Dokumenten-Verwaltung: Manuelle, halbautomatische und vollautomatische Indizierung von Dokumenten. Einbindung von Scannern, Anwendungsprogrammen, erfassen von Druckausgaben und bereits digitalen Daten.
  • Dokumenten-Workflow: Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten in definierten Prozessen. Erfassung der Historie von Dokumenten, Genehmigungs- und Kompetenzregelungen, Fristenkontrolle.
    revisionssichere Archivierung: platzsparende und kostengünstige Archivierung der Dokumente, Revisionssicherheit.

Die Aufgabe
 
Der Ansatz moderner Dokumenten-Management-Systeme ist der Gedanke, alle bestehenden Prozesse und deren anfallende Dokumente in einem System abzubilden und elektronisch zu verwalten. Dies bedeutet, alle Dokumente werden über Ihren gesamten „Lebenszyklus“ von der Entstehung, über die Bearbeitung und Weiterleitung bis zur Archivierung vom DMS verwaltet.

Eine untergeordneter Aspekt ist hierbei die Herkunft des Dokumentes. Ob das klassisch eingescannte Papier-Dokument, elektronisch empfangene Faxe, Ausgaben von Programme wie Office o.ä. oder die Archivierung digitaler Daten wie E-Mails – alles wird in einem System zusammengefasst.

Das Ziel

Das Ziel ist immer das schnelle und einfache Auffinden archivierter Dokumente.

Im Gesamten betrachtet, gibt es hier eine Vielzahl von Verfahren, Vorgehensweisen und Möglichkeiten dies umzusetzen. Genauso vielfälltig wie die jeweilige Organisation und Ausrichtung eines Unternehmens sein kann, ist dazu auch der nötige Lösungsansatz die vorhanden Strukturen und Arbeitsprozesse in einem System abzubilden.
 

 
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