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Dokumenten-Management

Der mit Abstand größte Teil an Informationen, die im Geschäftsalltag anfallen, liegen in Papierform vor. Diese Dokumente sind typischerweise Faxe, Rechnungen, Kundendaten, Aktennotizen, uvm. Zusätzlich kommen verstärkt digitale Informationen wie E-Mails und Internet-Informationen dazu.

Mit dem weiterhin schnellen Anstieg der Informationsflut, steigt kontinuierlich die ohnehin schon lange Zeit, die für die Suche und Ablage der Informationen benötigt wird.

Mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) können diese Informationen und Prozesse vereinheitlicht werden.

Am Anfang steht die Suche

Wie häufig suchen Sie nach Dokumenten und anderen Unterlagen ? Wieviel Zeit verbringt Ihr Unternehmen mit der Ablage und Erfassung von Geschäftsfällen ? Wie sieht eigentlich Ihre eigene Ablage aus und wie häufig verbringen Sie die Zeit mit der Suche ?

Schaut man sich selbst objektiv über die Schulter, so wird schnell klar, dass mit steigender Informationsflut die Sichtung und Verarbeitung dieser, immer mehr unproduktive Zeit beansprucht. Dokumenten-Management-Systeme schaffen hier den Ausweg.  Eingangs- und Ausgangsdokumente werden einheitlich digital archiviert. Alle Informationen und Geschäftprozesse sind somit jederzeit per Knopfdruck abrufbar.

DMS – mehr als Software

Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems betrifft im Schwerpunkt organisatorische Strukturen. Wichtig ist daher, die Struktur des Unternehmens im DMS abzubilden und somit eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen. Im Mittelpunkt steht das Dokument – nicht die Lösung.

Wissensmanagement

Moderne Dokumenten-Management-Systeme machen Informationen transparent verfügbar. Durch den Einsatz in Unternehmen kann hier ein zentrales Wissensmanagement realisiert werden. Fachliteratur, Geschäftsvorfälle, Informationen aus einfach allen Quellen sind in der Volltextsuche im Zugriff.

Prozesse mit Dokumenten-Workflow
Neben den reinen Vorteilen des Dokumenten-Managements und der Archivierung können in diesen Systemen auch Workflows definiert werden. Es wird dadurch einfach möglich Geschäftsprozesse im DMS abzubilden und dadurch Fehlerquellen und geschäftskritische Prozesse immer im Blick zu behalten.
Konzepte und Lösungen

Als zertifizierter DATEV DMS Lösungs-Partner verfügen wir über umfangreiche Erfahrung bei der Einführung dieser Lösungen. Wir bieten Ihnen für die Umsetzung Ihres Dokumenten-Management-Systems alle Leistungen aus einer Hand an. Analyse, Consulting, Konzeption, Realisierung, Schulung und Installation umfassen unser Leistungsspektrum.

 

 
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