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E-Mail-Management

E-Mails haben im heutigen Alltag einen hohen Stellenwert. Ihre steigende Anzahl macht es zunehmend schwerer, wichtige von unwichtigen zu unterscheiden. Die Lösung liegt im E-Mail-Management.

Die Ausgangssituation

Es ist eine steigende Anzahl von E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten festzustellen, die die herkömmlichen Formen – wie Fax oder Brief – teilweise ablösen.

Damit einhergehend wächst die Unsicherheit, inwieweit der Eingang von Geschäfts-E-Mails dem Eingang von Fax und Post entspricht. So zeigen einschlägige Paragraphen aus der Abgabeordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB), dass E-Mails, die steuerrelevante Daten enthalten, digital zu archivieren sind.

Die Lösung

Die DATEV E-Mail-Archivierung unterstützt Sie dabei, die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Abgabeordnung und Handelsgesetzbuch bei der Archivierung einzuhalten. Dabei automatisiert sie auch die Ablage auf Basis individueller Archivierungsregeln.

Ihr Nutzen

Die DATEV E-Mail-Archivierung überwacht die Postfächer Ihres Exchange Servers. Welche E-Mails in das E-Mail-Archiv übernommen werden, entscheiden Sie an Hand individueller Archivierungsregeln.

Die Regeln berücksichtigen dabei z. B. den Betreff einer E-Mail (z. B. Belege) oder den Absender (z. B. @mustermandant.de). Einmal festgelegt, wird jede eingehende E-Mail automatisch überprüft und den Regeln entsprechend in das Archiv übernommen. Jedem Mitarbeiter stehen diese E-Mails dann – auch während Ihrer Abwesenheit – zur Verfügung, ohne dass Sie eine manuelle Verteilung vornehmen müssen.

Vorteile – auf einen Blick

  • Unterstützung bei der Einhaltung von rechtlichen Anforderungen
  • automatisierte Archivierung an Hand selbst definierter Regeln
  • Verfügbarkeit wichtiger E-Mails bei allen Mitarbeitern
  • sofortige Auskunftsbereitschaft
  • E-Mail-Zugriff weiterhin über Outlook

 
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