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Dokumenten-Management für das Bauwesen

Vorgabe

Ein Bauunternehmen sucht eine Lösung zur Archivierung aller Belege und zur besseren Organisation der Vorgänge. Im Fokus steht besonders die Verwaltung, Freigabe und Buchung von Rechnungen.

Eingangsrechnungen und Lieferscheine sollen direkt von den zuständigen Bauleitern geprüft und entsprechend freigegeben werden. Alle belege sollen sofort nach Eingang jedem zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollen zukünftig keine Versäumnisse von Skonto oder anderen Zahlungszielen mehr vorkommen.

Die mehrfachen Kopien sollen durch eine direkte Zuordnung zu Projekten, Baustellen, Lieferanten und Kunden nicht mehr anfallen.

Lösung

Durch die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems können die geforderten Vorgaben realisiert werden. Der Posteingang wird im Unternehmen vollständig gescannt und direkt zugeordnet.

Durch die Workflow-Funktionen werden beispielsweise Eingangsrechnungen direkt dem zuständigen Bauleiter und Projekt zugeordnet. Ein Freigabeprozess für Rechnungen inkl. Terminüberwachnung wird bis zur endgültigen Bezahlung im System integriert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Durch weitere Ablage-Kriterien können Lieferscheine und Stundenzettel sofort gesichtet werden. Eine integrierte Texterkennung sorgt für eine schnelle Suche auch innerhalb der gescannten Lieferscheine.

In einem zweiten Schritt können ebenfalls sämtliche Angebote und sonstiger Schrftverkehr über das System archiviert werden. 

Durchführung

Das Dokumenten-Management-System wurde individuell für das Unternehmen gestaltet. Dazu wurden die Vorgaben und bestehenden Porzesse analysiert und besprochen.

Die Masken und Workflows wurden im Anschluß erstellt und das System im Unternehmen auf der vorhandenen Netzwerk-Hardware installiert. Nach kurzer Schulung ein Einführungsphase läuft das System produktiv und erfüllt die Vorgaben.


 
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