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Kanzlei-Zusammenführung, DATEV Datenmigration und VPN-Kopplung

Vorgabe

Zwei Kanzleien wollen zukünftig fusionieren. Hierzu müssen sämtliche Datenbestände, die IT-Infrastruktur und alle weiteren organisatorischen Maßnahmen zum Stichtag umgesetzt und realisiert sein.

Zusätzlich bleiben bei einem gemeinsamen IT-System beide Kanzleien weiterhin an verschiedenen Standorten. Auch nach der Fusion müssen die migrierten Datenbestände weiterhin für die Mitarbeiter je nach Standort geschützt werden. Die Kanzleileitung hingegen muss Zugriff über die gesamte Unternehmensstruktur bekommen. Die Daten- und Dokumentenstrukturen, sowie die Rechnungs- und Auswertungsbestände beider Kanzleien müssen zusammengeführt werden.

Für ein flexibles Management sollte zusätzlich der sichere Zugriff auf das System von Heimarbeitsplätzen mittels DSL und mobil per UMTS ermöglicht werden.

Lösung

Zunächst wird für die gemeinsame IT-Technik ein optimaler Standort gesucht. Ausschlaggebend sind hier die Anzahl der Mitarbeiter am jeweiligen Standort sowie die möglichen DSL Anschlußalternativen und monatlichen Kosten.

An diesem zentralen Standort wird die vorhandene IT-Infrastruktur für das gemeinsame Unternehmen teilweise erweitert. Per VPN-Technik wird der entfernte Standort über Standard-DSL-Technik angebunden und geprüft. Um Ausfällen der Leitung vorzubeugen, wird frühzeitig ein Last- und Performancetest ausgeführt.

Netzwerkstruktur, Arbeitsstationen und Netzwerkdrucker werden vorab angebunden und das Komplettsystem einsatzfertig abgenommen. Zum Stichtag werden dann die die Daten gesichert und geprüft, anschließend migriert, zurückgespielt und so die Umstellung ohne nennenswerten Ausfall des produktiven Betriebs durchgeführt.

Durchführung

Die nötigen Vorhaben wurden mit der Geschäftsleitung geplant, von uns ausgeführt bzw. überwacht und planmäßig ausgeführt. DSL Anbindung, Netzwerkkopplung und Prüfung der Datenbestände konnten erfolgreich durchgeführt werden. Die Stamm- und Mandantendaten wurden konsolidiert und zusammengeführt.

Der angebundene Standort konnte per Mausklick direkt auf das neue System umgeschaltet werden. Für die Mitarbeiter ändert sich im Umgang und Arbeitskomfort nichts und eine Umgewöhnung entfällt.

Durch die vorbeugenden Maßnahmen wurde das gesamte Projekt ohne Zwischenfälle realisiert. Während aller Arbeiten wurde das Hauptsystem niemals unterbrochen. Alle Arbeiten behinderten den Kanzleibetrieb nicht und die Zusammenführung verlief ohne Reibungsverluste.

Die Heimarbeitsplätze wurden dirket und kostengünstig per Fernwartung von uns installiert. Die gesamte vorhandene Technik beider Kanzleien wurde weiter verwendet - weitere Investitionen in Hardware waren nicht notwendig.

 
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